Los retos de las empresas logísticas en cierre de fin de año

Introducción

Se acerca el cierre del año, una de las épocas de mayor trabajo de los departamentos de logística de las empresas. Sin duda, las quejas más frecuentes son aquellas que tienen que ver con el precio del transporte y con los plazos de entrega que, de forma estructural, ya preocupan a los departamentos de compras y de logística. Una de las principales dificultades que experimentan las empresas en el cierre de fin de año es la de tener que coordinar diferentes procesos de manera simultánea que, si bien pueden no estar directamente relacionados entre ellos, sí son bien diversos (logísticos, contables, laborales, fiscales, de marketing, comerciales). La gestión de almacenes, inventarios, pedidos y envíos se disparan en estos, especialmente atendiendo a las promociones comerciales alrededor del Black Friday/Cyber Monday, con descuentos o envíos gratuitos que acortan plazos anteriormente permitidos. Operaciones de logística promocional relacionadas con la campaña navideña advierten que, a pesar de su resurgimiento, las empresas no las aplican de forma generalizada, y esta falta generalizada de gestión logística transforma este tipo de operativas en oportunidades desperdiciadas de aportar valor añadido a una promoción, de incrementar el tráfico de la misma o de lograr fidelizar a consumidores.

Importancia del cierre de fin de año en las empresas logísticas

El cierre del ejercicio supone una fase muy importante para las empresas logísticas. Los meses de noviembre y diciembre se caracterizan por ser más movidos de lo habitual con el objetivo de cerrar definitivamente el año, diluyéndose progresivamente durante el mes de enero. La necesidad logística para la compensación de los márgenes comerciales de las empresas mayoristas y minoristas del sector comercial es evidente, llegando a acaparar hasta el 30% del total del volumen de la facturación anual. Aunque en general toda la cadena de suministro empresarial que genera el transporte de mercancías se ve incrementada básicamente desde finales de abril hasta finales de enero, donde se produce la compensación de los márgenes comerciales entre los distintos niveles de la cadena, siendo esta época previa a las campañas navideñas o jóvenes en función del sector.

En toda la cadena de suministro se produce una mayor actividad y el riesgo de insatisfacción de los clientes aumenta exponencialmente. Este impacto es todavía mayor en el sector minorista, donde la posible bajada de ventas del 30% del total de las ventas anuales produce roturas en la gestión del aprovisionamiento. De tal forma que una desprogramación durante el periodo de campañas puede ocasionar una merma entre el 5% y el 15% de la venta media de los productos que faltan. La reducción del nivel de servicio cercano al cliente o la sustitución de inventarios de seguridad por inventarios de oportunidad son dos manifestaciones de esta problemática que debe ser gestionada con la mayor eficacia posible. El ejemplo que seguía la empresa sueca de muebles y accesorios para el hogar, sufría importantes pérdidas económicas durante la campaña de Navidad, debido a la imposibilidad de entregar los muebles a sus clientes en Suecia como consecuencia de un mal abastecimiento de su tienda. A pesar del gran trabajo y planificación previa, una vez iniciada la campaña, resultó en una solución insatisfactoria el flete aéreo: más caro y ofrecía un menú de productos reducido.

Riesgos y desafíos comunes en el cierre de fin de año

Tras haber valorado los recursos y competencias internas para asegurar el cumplimiento de la estrategia propiamente logística, es necesario conocer cuáles son los riesgos y desafíos comunes en el cierre de fin de año. En esta infografía detallamos qué hay que tener en cuenta para evitar obstáculos y, por tanto, que la compañía pueda perder oportunidades de negocio para cumplir sus objetivos anuales.

¿Has tenido en cuenta las fechas de operaciones especiales de la red logística? Las fechas como Black Friday, Cyber Monday, Navidad o Reyes marcan en el sector un alto número de ventas y, por tanto, un importante número de operaciones específicas en la red que debemos preparar en tiempo y forma. Estas, unidas al resto de operaciones especiales definidas en la auditoría de la red, fijan el marco de lo que no debemos cambiar en el cierre de ejercicio. En caso contrario, se entra en mayores o parte de los presupuestos y planes estratégicos anuales respecto del resto del año, y sería lógico continuar ciertas operativas que, gestionando esos riesgos, el ahorro de modificar el sistema llega a compensar con creces la evolución diferente y opuesta a sus objetivos de servicio.

¿Ya has realizado el plan de previsiones o ventas agregadas? Deben estar alineadas las previsiones y las ventas esperadas; y ambas cifras deben ser coincidentes a nivel agregado.

Gestión de inventarios

Gestionar a la perfección tu inventario va a imprimir celeridad en tus procesos y colección de datos para realizar futuras mejoras y reducir el número de devoluciones. Cubre la demanda de tus clientes y, a la vez, garantiza la liquidez de tu capital. Es muy importante que trabajes con un compromiso de nivel de servicio al mismo tiempo que tienes en cuenta el coste y la renta del capital inmovilizado. Optimiza y gestiona tus inventarios para responder rápidamente a los cambios de demanda. Si ya dispones de un almacén y de un sistema de gestión de inventarios, es necesario que incorpores y manejes una serie de KPIs o indicadores que te permitan evaluar la eficiencia y rentabilidad de tus operaciones, así como adoptar medidas correctoras inmediatas, lo que repercutirá directamente en la satisfacción de tus clientes. Algunos de estos indicadores son la rotación, nivel de servicio, grado de variabilidad de la demanda, niveles óptimos de seguridad y calidad del proceso de inventario. Incide en la relación y comunicación con tus proveedores y con la definición de los parámetros que les atañen. Establece el nivel de flexibilidad y agilidad de estos con el objetivo de minimizar anomalías del suministro. No olvides, para minimizar las desviaciones de servicio con tus clientes, ofrecer la máxima fiabilidad previa a la promesa de disponibilidad del producto.