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La actividad de almacenamiento ocupa un lugar fundamental en la economía del país. Colombia no produce todos los bienes que necesita y es necesario importar productos de otras naciones. Por lo tanto, para satisfacer la demanda de productos que no son demandados regularmente por un consumidor, se justifica la realización de la actividad de almacenamiento, debido a condiciones de capacidad, (Oportunidad, necesidad, condiciones de producción o condiciones de mercado) temporada, costo y calidad.
Un almacén es el lugar o construcción donde se guardan y custodian bienes o mercancías materiales, y el almacenar, la acción de colocar o depositar bienes o mercancías para permanecer en ese lugar durante un tiempo determinado. La custodia en depósito puede ser comercial, institucional o pública, y puede estar o no sujeta a pago. El almacenamiento se clasifica como: comercial, que busca obtener un ingreso por el servicio prestado; institucional, ejercido por los diferentes organismos que gestionan administración pública a manera de custodia; o público, el que es por disposición del estado.
El almacenamiento seguro es el conjunto de medidas, procedimientos y buenas prácticas que se implementan para evitar el deterioro de los bienes almacenados, así como las circunstancias que puedan posibilitar pérdidas, (Mermas, averías o cambios en las condiciones físicas del producto o su empaque) durante el período de custodia por parte del almacén.
El término almacenamiento asegura el destino de mercancías y bienes de diferentes órdenes, por tiempos limitados y diferenciados. Estas operaciones suelen concentrarse en la conservación física de productos, bajo las condiciones mínimas necesarias para evitar su deterioro rápido. No obstante, en varias ocasiones se cuenta con la simplificación de requisitos, siempre que se cumplan procedimientos básicos y se esté consciente de los posibles riesgos. Así, la oferta de espacios y servicios de almacenamiento se puede clasificar en dos grandes grupos: el almacenamiento comercial y el almacenamiento institucional.
El primer tipo corresponde a la actividad de uno o varios agentes que ofrecen servicios de almacenamiento público, logístico o de carga; con el interés de aceptar bienes ajenos como parte de la gestión de su propio negocio; o que se especializan en la operación y gestión de los mismos, bajo la atención y cuidado necesarios, de sus dueños. En paralelo, el segundo tipo se encuentra a cargo de uno o varios actores responsables de almacenar los materiales, insumos o productos que su actividad requiere, así como ser la unidad responsable de controlar su ingresos, existencias y distribución dentro de su organismo o actividad, siguiendo al máximo la historia de conservación y cadena de custodia definida y que se puede establecer en el tiempo.
El almacenamiento comercial se define como el que utiliza una entidad cuya actividad principal es la recepción y custodia de bienes de terceros a cambio de una contraprestación. Los productos almacenados suelen ser mercancías destinadas a la venta, y los actores generalmente son empresas dedicadas a la logística de terceros. Este tipo de almacenamiento puede ser de corto o mediano plazo. El corto plazo se utiliza especialmente en tiempos de cosecha, cuando escasea la infraestructura de almacenamiento debido a problemas de capacidad. El de mediano plazo responde a una estrategia comercial durante la cual una empresa acumula productos para atender picos de alta demanda sin restricciones de tiempo en la permanencia de los mismos.
El almacenamiento industrial agrupa el conjunto de actividades en las que se procesan o refinan productos en estado intermedio o que requieren técnicas de consolidación. Su actividad es mayoritariamente secundaria. La operación de estas instalaciones debe garantizar la calidad de los procesos y de los productos que se entregan al mercado. No implica necesariamente el ciclo completo, ya que no siempre se producen los bienes de consumo. En el ciclo de mantenimiento logístico, el ciclo de distribución y el ciclo de aprovisionamiento convergen. Las instalaciones y equipos requeridos son más costosos y complejos que los de las actividades primarias. El tipo y el tamaño de la infraestructura dependen, en primer lugar, de los volúmenes que circulan por el ciclo de aprovisionamiento y, en segundo lugar, de los tiempos de circulación. Un aumento en el volumen estimado debería impulsar la creación de un mayor número de activos de menor envergadura, que permiten una circulación más rápida a un coste también menor. En estos casos, la conformación de una red de distribución, tanto a nivel mayorista como minorista, resulta clave.
En primer lugar, se pueden almacenar bienes y mercancías de cualquier naturaleza, a excepción de aquellos expresamente prohibidos por las normas o por su uso, venta o disposición. Aun así, los productos que requieren permisos, autorizaciones, registros y licencias, o que están sujetos a control por su naturaleza, se considerarán susceptibles de ser almacenados, aunque previsiblemente se afecte el almacenamiento por requisitos adicionales.
Por otro lado, se deberán seguir las normas de gestión de los productos, sustancias y elementos clasificados como pólvora, explosivos, armas, municiones, drogas tóxicas y estupefacientes, productos químicos de uso restringido, plantas y animales silvestres, sus productos y subproductos, y demás aquellos que, por su naturaleza, se encuentren sujetos a regulación por parte de otras autoridades.
El almacenamiento de mercancías reguladas—tales como explosivos, sustancias tóxicas, sustancias químicas psicoactivas, productos farmacéuticos y biológicos, residuos peligroso y demás productos que puedan afectar la salud humana, animal o vegetal—exige cumplir requisitos específicos, obtener autorizaciones adicionales y estar sujeto a inspecciones periódicas. Para los residuos peligrosos, la normatividad exige seguir lineamientos adicionales para todo su ciclo: producción, recolección, almacenamiento y tratamiento posterior.
La prohibición del almacenamiento de ciertos bienes y mercancías responde a distintas motivaciones. Una primera distinción se identifica por el uso que se les atribuye, ya que aquellos productos cuyo uso es ilícito no pueden ser almacenados. Adicionalmente, se deben excluir los bienes o mercancías cuyo almacenamiento contraviene lo dispuesto en la legislación vigente, tal y como ocurre en el caso de las especies de fauna y flora silvestres incluidas en la lista roja o en los convenios internacionales que las protegen. Por último, tampoco pueden ser almacenados aquellos bienes y mercancías cuyo almacenamiento constituye un riesgo para la vida y la salud del ser humano, para la seguridad pública, el ambiente o el patrimonio cultural y arqueológico. El riesgo puede estar asociado a su naturaleza o estado.
Hasta aquí se han descrito elementos generales. Se presenta a continuación información detallada sobre sustancias peligrosas y productos restringidos. Por naturaleza, no por uso ni por norma, se pueden clasificar las mercancías almacenadas en tres grupos:
Las clasificaciones principales son las siguientes: i) clasificación general, considerando la naturaleza de los bienes a almacenar y su potencial de riesgo, y ii) clasificación por naturaleza, considerando la forma física de las mercancías (líquidos, sólidos, gases, etc.) y los procedimientos para su manejo y almacenamiento.
Por uso y categorías de riesgo Los bienes y mercancías permitidos en los almacenes se agrupan según su uso comercial y la clasificación de riesgo del material. Existen tres clasificaciones de riesgo: bajo, medio y alto. En los almacenes de bajo riesgo se pueden almacenar productos de uso no restringido y que no requieran condiciones especiales de almacenamiento, manipulación o transporte. En los almacenes de riesgo medio, se permite el almacenamiento de mercancías que no sean dañosas para el medio ambiente, que tengan un nivel de restricción y que exijan un control administrativo en su manejo. Los de riesgo alto son aquellos en los que se almacenan mercancías calificadas como peligrosas, que presenten riesgos para la salud humana, la vida animales y vegetales y que contaminen los suelos, aguas y la atmósfera.
Las mercancías que se almacenan en un almacén se pueden clasificar de acuerdo a su naturaleza, ya sean en estado líquido, sólido o gaseoso. Esta clasificación responde a la forma física de los materiales y a sus características que generan necesidades específicas en cuanto a su manipulación y requerimientos para su almacenamiento. Por tales características en la naturaleza de los bienes, se presentan a continuación algunos grupos que encierran la mayoría de los productos que requieren almacenamiento, de las cuales los más comunes son las mercancías sólidas y los líquidos.
Para las mercancías sólidas se debe considerar principalmente su tamaño. El tamaño de las mercancías determina la forma más eficiente para manipularlas y las unidades de carga más adecuadas para su transporte y almacenamiento. Su tamaño varía desde los productos muy pequeños, que son manejados de una forma similar a los líquidos, hasta volúmenes en los cuales el manejo físico de la mercancía es poco práctico. Este tipo de mercancías incluye productos como cereales, arena, piedra, azúcar, sal, fertilizantes, entre otros. Almacenadas en grandes cantidades, sobre todo en estado suelto, se les denomina mercancías a granel. Las mercancías a granel requieren un tratamiento especial para su manipulación, que generalmente se efectúa mediante la utilización de elementos mecánicos, como grúas, y para su almacenamiento, generalmente destinado a grandes volúmenes, se construyen silos, tolvas o canastas, así como también bolsas durante períodos muy cortos.
La infraestructura del lugar de almacenamiento debe atender fundamentalmente tres aspectos: uso de espacios y diseño; seguridad, higiene y control de acceso; y ventilación, temperatura y humedad.
Los espacios del almacén deben estar distribuidos de manera que se evite la mezcla de diferentes tipos de mercancía. La zonificación y el flujo de materiales deben ser tales que los procesos de carga y descarga, almacenamiento y despachos no se interrumpan entre sí. Aun cuando los almacenamientos industriales y logísticos son instalaciones temporales, deben tener su diseño acorde con la categoría de riesgo de las mercancías y las necesidades de seguridad. En todos los casos se debe tener en cuenta la seguridad, de acuerdo con el riesgo de la mercancía y la normatividad vigente; la salud de las personas y del ambiente; las condiciones de manejo y prevención de deterioro de los productos, y las facilidades para inspección.
Los sistemas de almacenamiento que requieren un inventario perentorio son aquellos en los cuales se hace un movimiento de entrada y salida constante y lo que se busca es controlar que se tenga el saldo real de cada uno de los ítems que se están utilizando, por lo cual se debe tener información acerca del consumo y la reposición de cada uno de ellos. El inventario de estos sistemas deberá estar en la misma frecuencia prioritaria que se determina para la rotación de los ítems, es decir, si hay que rotar la información semanalmente, deberíamos también tener un movimiento de inventario semanal.
La regulación del almacenamiento en Colombia establece un marco claro que permite identificar y clasificar las distintas modalidades de almacenamiento dentro del sistema de transporte; cuál es su ejecución y sus responsables; qué bienes, mercancías y productos están permitidos; qué se tiene prohibido almacenar; y cuándo deben ser adoptadas condiciones especiales de infraestructura, seguridad, y señalización para asegurar su adecuado desarrollo y minimizar problemas derivados del incumplimiento de las normas ambientales y de seguridad. A pesar de su desarrollo, sigue habiendo confusión sobre la aplicación de los requisitos que cada centro de almacenamiento debe cumplir, así como sobre los tiempos de los trámites. Un enfoque claro y conciso sobre los requisitos que deben cumplir estos centros podría contribuir a facilitar su ejercicio y asegurar su carga.
Los requisitos establecidos por la regulación del almacenamiento, además de aplicarse al almacenamiento comercial, son relevantes para la gestión del almacenamiento de tipo institucional, industrial o logístico, aunque no necesariamente debería ser un condicionamiento. En el caso del almacenamiento institucional, las exigencias para que se desarrolle su actividad (escaneo, trazabilidad, etc.) deberían ser más flexibles, permitiendo que la actividad principal no se vea interrumpida por la incapacidad del enfoque en los controles de los procesos de almacenamiento, ya que normalmente la institución cuenta con una calidad documental permanente.
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