POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. Base legal y ámbito de aplicación.

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (en adelante “LEPD”); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anteriormente enunciada y el decreto 886 del 13 de mayo de 2014.

La presente política será aplicable en los casos en los que el Titular diligencie el formulario incluido en APP BOTERO SOTO CONDUCTORES de propiedad de EDUARDO BOTERO SOTO S.A., y además, cuando EDUARDO BOTERO SOTO S.A., solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, ejecución de contratos laborales, de prestación de servicios, ejecución de relaciones comerciales, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso. Esto implica que la recolección de información y el tratamiento de los datos se efectuará en territorio colombiano, así el Titular no resida en Colombia. Así mismo se aplicarán estas políticas cuando el responsable o el encargado del tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.

A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a EDUARDO BOTERO SOTO S.A., para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.

EDUARDO BOTERO SOTO S.A., podrá utilizar los datos personales del Titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta de productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades, al igual que para ser suministrados ante solicitudes de autoridad competente o usuarios de los servicios prestados por Eduardo Botero Soto y sus filiales.

En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, EDUARDO BOTERO SOTO S.A., le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueven intereses de cualquierpartido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Para los efectos de la presente política se entenderán Titulares de los datos personales, los usuarios, clientes, contratistas, proveedores, distribuidores, empleados, prestadores y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos de EDUARDO BOTERO SOTO S.A.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operacionessobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los mismos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando EDUARDO BOTERO SOTO S.A., ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización aun Tratamiento por el Encargado por cuenta de EDUARDO BOTERO SOTO S.A.

3. Autorización de la política de tratamiento.

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo eltratamiento de sus datos por parte de EDUARDO BOTERO SOTO S.A., en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

EDUARDO BOTERO SOTO S.A., al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.

A efectos de protección de la ley de Habeas Data, en caso que aplica y de ser necesario, EDUARDO BOTERO SOTO S.A., contará con previa autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante las entidades CIFIN, DATACREDITO y PROCREDITO o cualquier otra entidad de riesgo crediticio existente o por existir.

La información de los datos personales podrá ser suministrada por EDUARDO BOTERO SOTO S.A. al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado general, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

EDUARDO BOTERO SOTO S.A., podrá continuar con el tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación de sus datos.

4. Responsable del tratamiento.

El Responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es EDUARDO BOTERO SOTO S.A., cuyos datos de contacto son los siguientes:

5. Tratamiento y finalidades de las bases de datos.

EDUARDO BOTERO SOTO S.A., a través de la presente política formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con usuarios, clientes, proveedores, prestadores, contratistas, empleados, público objetivo y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos para el cumplimiento del objeto social de la Entidad y específicamente para:

Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redessociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido opor conocer, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

De igual forma, los datos personales de usuarios, clientes, contratistas, empleados, prestadores, proveedores, empleados, personas naturales con quienes se tenga alianzas establecidas en contratos y/o convenios, distribuidores, terceros y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos serán usados por EDUARDOBOTEROSOTO S.A., con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos en ejecución de lasdiferentes actividades comerciales y de servicios de acuerdo al desarrollo de su objeto social y darcumplimiento de esta forma al presente Manual y a las estipulaciones contenidas en la ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

6. Datos de navegación.

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento del APP BOTERO SOTO CONDUCTORES recogen algunosdatos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso de los protocolos de comunicaciónde internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación con los datos de terceros, aunque no se obtenga para este fin. En esta categoría de datos se permitirá la ubicación correspondiente a la latitud y longitud del equipo en el cual se dé la usabilidad de la aplicación la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos de utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.

7. Cookies o Web bugs.

El APP BOTERO SOTO CONDUCTORES utiliza cookies o web bugs para recolectar datos personales del usuario, y su utilización es facilitar al usuario el acceso al APP BOTERO SOTO CONDUCTORES. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente,se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente al APP BOTERO SOTO CONDUCTORES. Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitado el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.

8. Ubicación en Segundo Plano.

Nuestra APP BOTERO SOTO CONDUCTORES utiliza la funcionalidad de ubicación en segundo plano para mejorar la experiencia del usuario y ofrecer servicios personalizados. Esta funcionalidad permite que la aplicación detecte ofertas de carga cercanas y realice un seguimiento preciso de las entregas de los clientes. La ubicación en segundo plano solo se activa cuando el usuario ha otorgado su consentimiento explícito y está utilizando activamente la aplicación. No almacenamos ni compartimos su ubicación con terceros.

9. Derechos de los Titulares.

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una seria de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

Los derechos del Titular son los siguientes:

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado asus datos personales.

Derechos de quejas y reclamos: La ley distingue cuatro tipos de reclamos:

Reclamo de corrección: El derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen
aquellos datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a erros, o aquellos cuyo tratamiento
esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Reclamo de supresión: El derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten
inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
legales.

Reclamo de revocación: El derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente
prestada para el tratamiento de sus datos personales.

Reclamo de infracción: El derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la
normatividad en materia de Protección de Datos.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones:
El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta
o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

10. Derechos de niñas, niños y adolescentes.

Los servicios que se prestan con esta aplicación no se dirigen a menores de edad, por esta razón EDUARDO BOTERO SOTO S.A., no recopila información personalmente identificable de menores de 18 años. En virtud de lo anterior, en caso que usted como padre del menor tenga conocimiento que tenemos información del menor en nuestra base de datos, tomaremos las medidas necesariaspara eliminar dicha información de las mismas.

No obstante, en su calidad de representante legal del menor, usted tiene la facultad de autorizar o no el tratamiento de estos datos personales del menor.

11. Deberes.

El titular de los datos personales deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a EDUARDO BOTERO SOTO S.A., la veracidad de la misma. EDUARDO BOTERO SOTO S.A., no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular.

12. Atención a los Titulares de datos.

[Albeiro Acevedo] de EDUARDOBOTERO SOTOS.A.,será el Responsable de protección de datospara la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.

Teléfono: 5765590

Correo electrónico:laacevedo@boterosoto.com.co

El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de la base de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones:

Conocer esta política y darle aplicación en lo que le corresponda. Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada directivo, empleado o persona que dentro de la empresa maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de los Titulares con losque cuente la empresa, en el sentido de que estos informen al departamento encargado, el nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos personales.

El Responsable del tratamiento de datos personales deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales como de los documentos que la complementen. EDUARDO BOTERO SOTO S.A., realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que en los contratos, acuerdos de confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su cumplimiento por parte de empleados, clientes, usuarios, contratistas, directivos, proveedores, y otros terceros; además de procurar por obtener autorización expresa de cada Titular para el manejo de los datos personales.

Es responsabilidad de los trabajadores de EDUARDO BOTERO SOTO S.A.S., reportará cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados parapropósitos delictivos y/o no autorizados.

13. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular.

12.1. Derecho de acceso o consulta.

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita susdatos
personales en dos casos:

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, EDUARDO BOTERO SOTO S.A., solamente podrá cobrar al Titular gastos de envió, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el Responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a EDUARDO BOTERO SOTO S.A., enviado, mediante correo electrónico a: Juan Carlos Álvarez Piedrahita, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o através de correo postal remitido a judicial@boterosoto.com.co.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

Una vez recibida la solicitud, EDUARDO BOTERO SOTO S.A., resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

12.2. Derecho de quejas y reclamos.

El Titular de los datos personales puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos personales mediante un escrito dirigido a EDUARDO BOTERO SOTO S.A., enviado, mediante correoelectrónico a boterosoto@boterosoto.com.co, indicando en el asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta” o a través de correo postal remitido a carrera 42 número 75-63 municipio de Itagüí, Departamento de Antioquia.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dichaleyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

EDUARDO BOTERO SOTO S.A., resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fechaen que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábilessiguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Medidas de seguridad.

EDUARDO BOTERO SOTO S.A., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

EDUARDO BOTERO SOTO S.A. manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsables por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticasrelacionadas con la protección y el tratamiento de su información.

Por otra parte, EDUARDO BOTERO SOTO S.A., mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión ha requerido a los Encargados del tratamiento con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

En virtud de lo anterior, EDUARDO BOTERO SOTO S.A. cuenta con un “Manual de Políticas de Seguridad de la Información”, las previsiones en él contenidas aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información, incluyendo las instrucciones bajo las cuales el Titular de los datos personales podrá interactuar con los datos personales de su propiedad que reposan en la base de datos que posee EDUARDO BOTERO SOTO S.A., De esta manera y con el fin de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular, esta obligación se ha establecido en los contratos celebrados con los Encargados y Responsables del tratamiento de datos personales.

15. Transferencia de datos a terceros países.

De acuerdo con el título VIII de la LEPD se prohíbe la trasferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuanto se trate de:

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las trasmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un Responsable y un Encargado para permitir que el Encargado realice el tratamiento por cuenta del Responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.

13. Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de EDUARDO BOTERO SOTO S.A. serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad con la que se recaudaron los datos y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario. EDUARDO BOTERO SOTO S.A., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un período de vigencia definido.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de EDUARDO BOTERO SOTO S.A., debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales dichas modificaciones.

Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha entidad.

“La presente política de tratamiento permanece vigente desde 1 de julio de 2019”

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